5114100179
MPPL - B
SMAN 2 Bengkulu
STUDI KELAYAKAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB PADA SMAN 2 BENGKULU
Abstrak
Setiap tahun ajaran baru, SMA Negeri di Bengkulu membuka pendaftaran siswa baru. Namun hampir semua sekolah tidak memiliki sistem untuk pendaftaran online. Maka perlu dikembangkan sistem yang lebih efisien, yaitu dengan membuat sistem informasi pendaftaran online berbasis web. Sistem informasi telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat dan terbukti berperan dalam banyak hal. Dengan adanya sistem informasi akan sangat mendukung efisiensi, efektivitas dan produktivitas bagi suatu instansi, baik pemerintahan negeri, swasta, maupun perorangan. Namun sebelum pengembangan sistem dilakukan maka perlu dianalisis kelayakan sistem pendaftaran online berbasis web terlebih dahulu. Analisis kelayakan yang dilakukan adalah dengan metode analisis kelayakan TELOS. Tujuan dari analisis kelayakan ini adalah untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem pendaftaran online layak untuk dilanjutkan atau tidak.
Pendahuluan
Bengkulu merupakan kota yang telah menerapkan sistem pendaftaran untuk peserta didik baru secara online, walaupun sekolah tersebut masih belum memiliki website atau sistem informasi online sendiri. Beberapa sekolah negeri yang menjadi favorit telah memiliki sistem informasi atau website sendiri untuk melakukan pendaftaran online, sedangkan untuk sekolah lainnya kebanyakan belum memiliki website atau sistem informasi sendiri. Di SMAN 2 Bengkulu termasuk sekolah yang sudah menerima peserta didik baru melalui sistem online di website pendaftaran sekolah negeri yaitu melalui http:/bengkulu.siap-ppdb.com/ . Namun dalam pelaksanaanya PPDB ini hanya untuk pendaftaran saja, sedangkan tahap selanjutnya yaitu verifikasi, tes, dan daftar ulang masih offline yaitu dengan mendatangi langsung sekolah yang telah menerima pendaftar sebagai siswa di sekolah tersebut. SMAN 2 Bengkulu merupakan salah satu SMA Negeri di Bengkulu yang telah menerapkan sistem pendaftaran online didukung oleh PPDB online.
Bahan dan Metode
Konsep Dasar dan Sistem
Sistem informasi adalah sebuah sistem yang menyediakan informasi yang telah dikelola sehingga bermanfaat bagi penggunanya. Tujuan dari sistem informasi sendiri adalah mengumpulkan data, mengolah data, dan menghasilkan informasi bagi sebuah organisasi atau perusahaan dan melayani aktivitas dari organisasi agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Studi Kelayakan
Studi Kelayakan (Feasibility study) adalah suatu studi atau pengkajian apakah suatu usulan proyek/gagasan usaha apabila dilaksanakan dapat berjalan dan berkembang sesuai dengan tujuannya atau tidak. Sutrisno (1982;75)
Faktor Kelayakan TELOS
1. Kelayakan Teknis (Technical)
Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan, jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah, dan tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak. Dapat juga berupa tersedianya hardware dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan.
2. Kelayakan Ekonomi (Economic)
Aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan ekonomi. Tidak dapat disangkal lagi, motivasi pengembangan sistem informasi pada perusahaan atau organisasi adalah motif keuntungan.Dengan demikian aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan return investmen atau berapa lama biaya investasi dapat kembali.
3. Kelayakan Hukum (Legal)
Menguraikan secara hukum apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku (tidak melanggar hukum jika diterapkan di objek penelitian). Misal : bagaimana kelayakan perangkat lunak yang digunakan, bagaimana kelakan hukum informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang dibuat. Apakah melanggar hukum atau tidak.
4. Kelayakan Operasional (Operational)
Penilaian terhadap kelayakan operasional digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam orgnisasi. Dan dapat menjawab pertanyaan apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya.
5. Kelayakan Jadwal (Schedule)
Penilaian kelayakan jadwal ini digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem akan dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Analis sistem mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menyawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa stakeholder penting dalam area pemakai.
Menilai Faktor Kelayakan TELOS
1. Menilai Kelayakan Teknik
Dalam lembar kerja penilaian faktor kelayakan TELOS ,kita perlu memasukan sebuah contoh pertanyaan yang sebaiknya ditanya oleh tiap penguji dan jawaban yang benar akan disediakan. Sebagai contoh kelayakan teknik. Jika sistem yang baru hendak menggunakan teknologi yang stabil dan telah diketahui, penilaianya mungkin 9.5 atau 10. Di sisi lain, mungkin teknologi tersebut baru bagi perusahaan dan pemakainya, atau tidak standar ( baik terhadap perusahaan atau industri ), atau berisikan keluaran pertama dari pemasok atau beberapa pemasok terlibat atau dia menggunakan sistem jaringan kerja yang sangat komplek. Sehingga satu atau kombinasi jawaban "ya" cenderung menurunkan penilaian secara drastis dibawah 10.0 ( antara 6.0 sampai 8 ). Dalam contoh kita tentukan bahwa alternatif rancangan sistem general yang dievaluasi akan memerlukan teknologi yang baru dan standar dalam industri dan telah terbukti kemampuanya bekerja sehingga penilaian 9.0 adalah wajar (dewiar.staff.gunadarma.ac.id,2012)
2. Menilai Kelayakan Ekonomi
Pertanyaan yang harus ditanyakan mengenai kelayakan ekonomi termasuk manajemen puncak untuk mendukung pengembangan proyek system hingga selesai dengan sumber daya yang cukup. Tanpa dukungan manajemen puncak, sangatlah sulit jika mungkin untuk menyelesaikan sistem tersebut meskipun faktor lain sudah baik. Jika manajemen puncak memberikan indikasi bahwa mereka masih mendukung sistem tersebut tapi dana belum disediakan untuk penyelesaianya, penilaian kelayakan ekonomi berkisar antara 5.0 hingga 8.0, tergantung pada situasi dan sejarah dari dukungan manajemen puncak terhadap proyek sistem yang lama. Jika dana yang diperlukan telah diberikan penilaian berkisar antara 9.0 hingga 10.0.
3. Menilai Kelayakan Hukum
Dalam beberapa contoh, legalitas dari suatu proyek sistem bukanlah suatu permasalahan.Penilaian kelayakan legalitas seharusnya menerima nilai 10.0. Jika data personal yang sangat sensitive (kesehatan) tidak tersimpan baik, organisasi menjadi tidak terlindungi hukum. Atau jika perancang tidak merancang dan memasukkan kontrol yang cukup terhadap kekacauan yang timbul, maka para stockholder (pendiri) dan lainnya akan berjalan dijalur hokum menentang perusahaan dan bahkan profesionalis system yang merancang sistem, dalam contoh kita menentukan bahwa altenatif rancangan sistem general tidak termasuk data sensitif apapun yang perlu dikompromikan. Lebih lagi, professional sistem yang mengerjakan proyek sistem sangat sadar akan pentingnya pengawasan. Sehingga mereka merencanakan untuk merancang dan memasang serangkaian pemasangan yang spesifik untuk menjaga sistem terhadap kesalahan fungsi dan penyalahgunaan Iainnya. Karenanya memiliki penilaian 9.5 untuk kelayakan hukum.
4. Menilai Kelayakan Operasional
Sistem dengan dasar lokal atau group umumnya lebih mudah untuk dioperasikan dari pada sistem yang enterprise wide, karena sistem tersebut lebih kecil dan sederhana dan lebih sedikit orang yang harus dilatih.Tapi bila systementerprise wide adalah sistem standar yang dikenal, maka dapat dinilai Iebih tinggi dari pada sistem dengan dasar group atau lokal yang memerlukan teknik yang unik atau bersifat experimen. Kunci untuk nilai hingga kelayakan operasional adalah tersedianya pengguna yang terlatih dengan baik dan berdedikasi.Pengguna yang seperti itu dapat membantu menghilangkan sebagian akibat negatif yang bisa disebabkan oleh sistem yang unik dan belum terbukti. Alternatif rancangan sistem kita evaluasi dalam contoh lembar kerja kita adalah sistem dengan dasar group tidak akrab dengan beberapa pengguna. Iagipula beberapa pengguna adalah user baru dan tidak terlatih dengan baik sehubungan dengan kerja mereka. Karenanya, kita menilai kelayakan operasional hanya 7.0
5. Menilai Kelayakan Jadwal
Apakah dapat menguntungkan diri pada jadwal dan tanggal penyelesaian sebagaimana kriteria yang tertera di bagian gant atau PERT? Karena jadwal dan tersebut hanyalah estimasi maka ada kemungkinan salah. Besarya kesalahan estimasi adalah pertimbangan kunci. Jika sistem diselesaikan jauh sesudah tanggal perkiraanya, maka bisa saja hal tersebut tidak dapat diterima oleh penerima. Pengukuran kesalahan estimasi adalah kunci keberhasilan. Jika system terlihat sederhana, standar berbasis local dimana total waktu pengembangan diukur dalam jam atau hari, maka kesalahan perkiraan (estimationerror) yang dibutuhkan untuk perancangan dan implementasi menjadi kecil (waktu sebenarnya dikurang dengan waktu estimasi). Tetapi jika sistem yang entreprise wide membutuhkan total waktu (jadwal) dalam tahun, probabilitas kesalahan estimasi yang tinggi semakin besar. Estimasi waktu yang diperlukan untuk merancang dan mengimplementasikan waktu sistem mencakup estimasi kesalahan estimasi yang lebih besar. Resiko untuk tidak mampu mengikuti jadwal estimasi Iebih besar untuk sistem yang besar dan kompleks dari pada untuk sistem yang sederhana dan kecil.
Hasil dan Pembahasan
Studi Kelayakan
Setelah melakukan dan menganalisa pengembangan sistem informasi, maka yangperlu dilakukan adalah melakukan analisa kelayakan terhadap usulan ataupunpengembangan Sistem Informasi yang bersangkutan. Untuk memastikan usulan tersebut bisa diteruskan atau tidak menjadi sistem informasi, maka di analisis kelayakan dari beberapa segi kelayakan, diantaranya:
- Kelayakan Teknik
- Kelayakan Ekonomi
- Kelayakan Hukum
- Kelayakan Operasional
- Kelayakan Jadwal
Pada tahap akhir dilakukan penilaian Faktor Kelayakan Telos, Para penilai terdiri dari : manajer proyek ataupun penanggung jawab, profesionalis sistemataupun pengembang sistem informasi, dan minimal satu orang perwakilan user.
1. Kelayakan Teknik
Kelayakan tekonologi menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi yang akan digunakan, untuk penerapan sistem informasi pendaftaran di SMAN 2 Bengkulu. SMAN 2 Bengkulu membutuhkan infrastruktur yang baik dari segi teknologinya. Pendaftaran online ini merupakan sebuah sistem berbasis web yang digunakan untuk membantu proses pendaftaran dari data calon peserta didik, sehingga membutuhkan personal komputer dan infrastruktur jaringan komputer yang baik. Semua itu berguna untuk mempermudah pengguna dalam proses pendaftaran.
Kebutuhan Perangkat Keras, Perangkat Lunak, Perangkat Jaringan dalam Pengembangan Sistem PPDB Online
- Perangkat Keras
- Processor Type: Intel (R) Core i3
- Memory: 2Gb DDR3
- Hard Drive Type: 1TB SATA
- Network: LAN, WiFi
- Monitor: 15.6 inch 16:9 widescreen
- Keyboard: Standard USB Keyboard
- Mouse: Standard USB Optical Mouse
- Perangkat Lunak
- Windows 10: Sistem Operasi
- PHP, HTML: Pembuatan Web Sistem
- Photoshop CS3: Desain Web Sistem
- Brackets: Text Editor
- Google Chrome: Web Browser
- XAMPP: Web Server
- MySQL Server: Database Server
- Perangkat Jaringan
- Switch: Penghubung kabel-kabel jaringan dari setiap workstation
- Kabel UTP: Media penghubung
- Konektor RJ-45: Penghubung antar kabel dengan LAN Card
Menilai Kelayakan Teknik
Sistem baru dapat digunakan dan didirikan menggunakan teknologi yang terkenal. Teknologi baru bagi perusahaan dan user, teknologi merupakan keluaran pertama vendor, beberapa vendor terlibat, menggunakan sistem jaringan yang kompleks. Karena perancangan sistem umum yang dievaluasi membutuhkan teknologi baru yang standar dalam industri dan dapat berjalan (Nilai 8.5) berdasarkan nilai perwakilan user dan manajer proyek.
2. Kelayakan Ekonomi
Dalam membangun sistem yang baru dibutuhkan investasi atau dana yang tidak sedikit, untuk mendapatkan manfaat yang diinginkan sebagai bentuk investasi kita juga membutuhkan sumber daya dan sumber dana untuk membangun sistem baru. Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi analisis biaya dan manfaat (cost benefit analysis) yang bertujuan untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru "lebih besar" dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.
Pada analisis biaya dan manfaat, ada beberapa metode kuantitatif yang digunakan untuk menemukan standar kelayakan proyek.
- Komponen Biaya
- Biaya Pengadaan , yaitu biaya pembelian perangkat keras, biaya ini digunakan pada awal pembuatan sistem, sebelum sistem digunakan.
- Biaya Pengembangan, yaitu biaya pembuatan perangkat lunak sistem yang meliputi biaya konsultasi, biaya tahap analisa sistem, biaya tahap desain sistem dan biaya tahap penerapat sistem.
- Biaya Operasi dan Biaya Perawatan, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan sistem, yaitu biaya overheat, biaya perawatan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak.
- Komponen Manfaat
- Keuntungan Berwujud adalah keuntungan yang berupa penghematan atau peningkatan didalam administrasi yang dapat diukur dalam bentuak satuan nilai uang. Keuntungan berwujud antara lain:
- Pengurangan biaya operasional
- Pengurangan biaya perlengkapan
- Keuntungan Tak Berwujud adalah keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut antara lain:
- Keandalan dan ketersediaan sistem
- Peningkatan efektifitas
- Peningkatan kepuasan pengguna
Adapun metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat:
1. Metode Periode Pengembalian (Payback Period)
Metode ini adalah uji kuantitatif yang digunakan untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi dalam pembuatan aplikasi yang telah dikeluarkan. Penilaian kelayakan untuk pengembalian:
- Layak jika waktu pengembalian lebih kecil dari umur investasi
- Tidak layak jika waktu pengembalian lebih besar dari umur investasi
Perhitungan PP:
Nilai Investasi: Rp38.720.000
Proses Tahun 1: Rp82.964.821
PP = 38.720.000/82.964.821 = 0.46 Tahun = Lebih Kurang 5 Bulan
Dari perhitungan diatas diketahui bahwa periode pengembalian sudah dapat dicapai pada tahun pertama jika aplikasi yang dibuat langsung digunakan, secara detailnya adalah 0.48. Dapat disimpulkan bahwa yang ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas pada waktu lebih kurang 5 sampai dengan 6 bulan, yang berarti bahwa setelah 6 bulan akan mulai dapat mengambil keuntungan dari sistem tersebut. Yang berarti sistem ini layak dikembangkan karena waktu pengembalian lebih mencapai titik impas ataupun kecil dari umur investasi.
2. Metode Pengembalian Investasi (Return on Invesment)
Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan proyek dibanding dengan biaya yang dikeluarkan. Penilaian kelayakan untuk ROI:
- Layak jika ROI > 0
- Tidak layak jika ROI < 0
Biaya
Tahun 0 = Rp38.720.000
Tahun 1 = Rp4.035.179
Tahun 2 = Rp4.403.697
Tahun 3 = Rp4.403.697
Total = Rp51.562.573
Manfaat
Tahun 0 = Rp0
Tahun 1 = Rp87.000.000
Tahun 2 = Rp95.700.000
Tahun 3 = Rp95.700.000
Total = Rp278.400.000
ROI = [(278.400.000 - 51.562.573) / 51.562.573] * 100% = 4.4%
yang berarti layak karena ROI > 0 yaitu 4.4%.
Menilai Kelayakan Ekonomi
Karena setelah mendapatkan hasil dari analisa biaya dan manfaat serta mendapatkan total komitmen dari manajemen puncak, dan dana belum ada tetapi pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga nilai ini dapat diberikan 8.0.
3. Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum. Yang berarti bahwa system informasi yang diusulkan tidak boleh melanggar hukum yang berlaku. Proyek system yang akan dikembangkan secara hukum dinilai layak karena perangkat lunak (software) yang digunakan resmi sesuai dengan perijinan yang ada. Dan pada aplikasi ataupun software yang akan dikembangkan menggunakan software yang bersifat open source yang berarti bawha secara hukum software tersebut adalah legal.
Menilai Kelayakan Hukum
Karena system yang dirancang tidak meliputi data sensitive yang disetujui, perancang system yang bekerja pada proyek sistem sangat sadar akan kontrol. Sehingga mereka merencanakan untuk merancang dan memasukkan control khusus untuk menjaga sistem tidak malfunction dan lainnya. Konsekuensinya, nilai diberikan 9.0.
4. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang meliputi:
- Performance (Kinerja) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan throughput dan response time yang cukup.
- Sistem Lama : Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pendaftaran masuk sekolah cukup lama
- Sistem Baru : Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pendaftaran relatif singkat
- Information (Informasi) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan informasi yang berkualitas bagi pengguna akhir.
- Sistem Lama : Informasi yang disajikan kadang terlambat dan tidak akurat. Informasi disajikan dalam bentuk tabel (belum relevan)
- Sistem Baru : Informasi yang dihasilkan dapat tepat waktu dan lebih akurat. Informasi disajikan dalam web
- Economy (Ekonomi) untuk mengetahui apakah sistem menawarkan tingkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan.
- Sistem Lama : Biaya yang dikeluarkan tinggi sebab harus mencetak banyak formulir pendaftaran ditambah harus membayar lebih karyawan untuk membantu proses pendaftaran
- Sistem Baru : Biaya yang dikeluarkan relatif lebih rendah karena biaya percetakan dan gaji karyawan dapat banyak dikurangi
- Control (Pengendalian) untuk mengetahui apakah sistem menawarkan pengendalian untuk mengatasi kecurangan-kecurangan dan untuk menjamin keakuratan dan keamanan data.
- Sistem Lama : Berkas pendaftaran dapat diakses oleh orang yang tidak berwenang
- Sistem Baru : Pengendalian sistem dilakukan dengan membatasi hak user
- Efficiency (Efisiensi) untuk mengetahui apakah sistem menggunakan secara maksimal sumber yang tersedia termasuk orang, waktu aliran form, meminimalkan penundaan proses.
- Sistem Lama : Menghabiskan banyak waktu untuk melakukan proses pendaftaran
- Sistem Baru : Lebih hemat waktu karena proses pendaftaran dapat dilakukan dirumah
- Services (Pelayanan) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan layanan yang diinginkan dan handal pada siapa saja yang menginginkannya, dan apakah sistem fleksibel dan dapat dikembangkan.
- Sistem Lama : Proses pengolahan data sangat lambat
- Sistem Baru : Proses pengolahan data lebih cepat
Menilai Kelayakan Operasional
Karena sistem pendaftaran online ini berbasis global dan masih dianggap baru serta mencakup banyak pengguna, ditambah sistem ini masih terhitung asing oleh beberapa user. Dimana bebera usernya ini adalah siswa menengah pertama dan ataupun pegawai baru yang belum dilatih untuk pekerjaan dan proses system tersebut. Maka niilainya menjadi 7.5
5. Kelayakan Jadwal
Kelayakan jadwal digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Pengembangan sistem direncanakan selesai dalam waktu maksimal ± 16 minggu. Adapun perkiraan tahap-tahap pengembangan sistem dijadwalkan sebagai berikut:
Dalam proyek pengembangan sistem informasi akademik ini dilakukan dalam 14 tahap yaitu:
- Tahap analisa sistem yang berjalan
- Tahap analisa kelemahan sistem
- Tahap analisa kebutuhan sistem
- Tahap studi kelayakan
- Tahap desain user interface
- Tahap desain data
- Tahap desain proses
- Tahap persiapan tempat instalasi
- Tahap instalasi hardware dan software
- Tahap uji program
- Pemilihan personil
- Tahap pelatihan personil
- Tahap uji sistem
- Konversi sistem tahap dokumentasi
Menilai Kelayakan Jadwal
Karena pengembangan diukur dalam jam, hari, minggu dan bulan maka kesalahan perkiraan (estimation error) yang dibutuhkan untuk perancangan dan implementasi menjadi kecil. Maka nilainya 9.0.
Nilai Akhir Faktor Kelayakan TELOS
Jumlah dari semua faktor kelayakan = 42. Total score = 42.2/5 = 8.4, berarti perancangan pengembangan sistem informasi yang dievaluasi adalah LAYAK(B), dengan resiko pengembangan sistem yang cukup rendah.
Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan
Berdasarkan tujuan dari analisis Studi Kelayakan Sistem Informasi PPDB Online Berbasis Web untuk SMAN 2 Bengkulu dengan Metode TELOS, maka dapat diambil kesimpulan:
- Hasil dari analisis Studi Kelayakan Sistem Informasi PPDB Online Berbasis Web untuk SMAN 2 Bengkulu dengan Metode TELOS, pengembangan sistem layak untuk dilakukan.
- Rekomendasi untuk SMAN 2 Bengkulu kedepannya adalah proses sistem pendaftaran online berbasis web sudah bisa dikembangkan serta digunakan dalam proses akademiknya.
Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas maka terdapat saran, yaitu:
- Analisa studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja menggunakan metode TELOS tetapi juga melakukan analisis PDM dan MURRE.
- Sistem pendaftaran PPDB online berbasis web sebaiknya dilanjutkan ketahap implementasi terutama untuk sistem akademik SMAN 2 Bengkulu sendiri sehingga dapat mempermudah semua stakeholder terkait.
No comments:
Post a Comment